MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1581 DE 2012 Y SU DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013.
I. PROPÓSITO.
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que Lapiz de Acero Ltda., en condición de responsable de manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando asimismo los derechos de los titulares de los datos.
II. RESPONSABLE.
Denominación: Lapiz de Acero Ltda.
Dirección: Avenida Pradilla 900 Este, Centro Chia Local 1103, Chía
Ciudad: Chia.
Correo Electrónico: chia@latiendadelboligrafo.com
Teléfono:(+57 1) 8621919
Área Encargada: Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales
III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley;
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
IV. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS.
En el desarrollo de sus actividades, Lapiz de Acero Ltda., realiza el tratamiento de datos personales de los usuarios de nuestras plataformas, clientes, afiliados, empleados, funcionarios, proveedores; tratamiento que ejecuta directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de contratistas o mandatarios encargados de ello.
Asimismo, comparte los datos con terceros ubicados en Colombia y en exterior con quienes se celebra un Contrato para la Transferencia y/o Trasmisión de Datos Personales, según corresponda, con el propósito de mantener la seguridad y protección de los datos de conformidad con las reglas y estándares aplicables.
Lapiz de Acero Ltda., tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de Lapiz de Acero Ltda., se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. En cumplimiento de la ley Lapiz de Acero Ltda., no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes.
El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas:
Mantener comunicación constante y efectiva con los usuarios de nuestras plataformas, clientes, afiliados, empleados, funcionarios, proveedores, y cualquier persona respecto de la cual estemos autorizados para efectuar el tratamiento de sus datos personales.
Ofrecer y promocionar, por cualquier medio, productos y servicios deLapiz de Acero Ltda., de compañías vinculadas o de cualquier persona o compañía.
Invitar a eventos organizados por Lapiz de Acero Ltda., compañías vinculadas y terceros, organizar concursos y otorgar premios.
Desarrollar actividades comerciales conjuntas con compañías o entidades vinculadas o aliadas.
Mantener información sobre Peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios de las plataformas, clientes y afiliados con ocasión de actividades desarrolladas por la compañía, o conductores de servicio público vinculados.
Conservar información relacionada con el cumplimiento de las Políticas de Calidad.
Permitir la identificación y relación entre diferentes personas a través de las plataformas operadas por Lapiz de Acero Ltda.
Facilitar servicios sociales, como encuentro de personas y objetos perdidos.
Efectuar análisis estadísticos, demográficos y de mercado.
Elaboración de estudios y publicaciones de carácter académico y periodístico relacionadas con las actividades de Lapiz de Acero Ltda., y el mercado que atiende.
Cumplir con las obligaciones que Lapiz de Acero Ltda., tenga a cargo.
Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la compañía.
V. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
Conocer, acceder en forma gratuita, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
De acuerdo con el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
VI. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.
Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico chia@latiendadelboligrafo.com o físicamente a la dirección Avenida Pradilla 900 Este, Centro Chia Local 1103, Chía. Para el efecto podrán hacer uso del Formato de Solicitudes y Reclamaciones sobre el Tratamiento de Datos Personales.
Procedimiento para solicitudes y consultas: Lapiz de Acero Ltda., debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento en caso de reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a Lapiz de Acero Ltda., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales, a la dirección física o al correo electrónico chia@latiendadelboligrafo.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a Lapiz de Acero Ltda., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política.
Si vencido el término legal respectivo, Lapiz de Acero Ltda., no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
No obstante lo anterior, de acuerdo con los artículo 9 y 11 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
VII. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Lapiz de Acero Ltda., solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual Lapiz de Acero Ltda., tiene la obligación de conservar los datos personales Lapiz de Acero Ltda., o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Lapiz de Acero Ltda., y los Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política entra en vigencia a partir del 1 de Junio de 2016
